Socios Comerciales

Recepción de facturas electrónicas de proveedores


Aviso Importante de Facturación

Intercambio Electrónico Directo

Flujo Factura Electrónica en Walmart

Pasos a seguir y consideraciones para FE

Consideraciones operativas

1. Actualización de los catálogos de artículos de Walmart para los formatos de negocios Bodega, Supercenter, Superama, Sam´s, Vips y Suburbia.

1.1.- Valida con tu comprador el catalogo de artículos incluyendo la descripción y su código de barras (UPC), separado por número de proveedor interno de tu empresa, es decir, el que utilizas para la captura de tus facturas.

2. Revisar las especificaciones fiscales y técnicas (Definidas en la página del SAT)

3. Validación de Solución de Factura Electrónica.

3.1 Las Soluciones de Factura Electrónica revisadas por GS1/AMECE están disponibles en la página

http://www.amece.org.mx/fype

3.2 Revisar que la Solución de Factura Electrónica sea compatible con los servicios que ofrece su Proveedor de Servicios EDI. La lista de proveedores está disponible en la página de Walmart

http://www.walmartmexico.com.mx/socios_edi_buroes.html

3.3 La Solución de Factura Electrónica y los servicios de EDI vía AS2 (medios propios) o a través de un proveedor de Servicio EDI (Buroe), deberán procesar todas las transacciones de Factura Electrónica.

3.4 Los mensajes comerciales de EDI, como son Órdenes de Compra, Avisos de Pago, Notificación de recepción de mercancía y de Factura Electrónica, deberán ser transmitidos a través del mismo medio de comunicación EDI, por AS2 o Proveedor de Servicio EDI.

Para solicitar cambios de proveedor o comunicación AS2, enviar vía correo electrónico los números de proveedor, identificador EDI y calificador, así como el nombre de la razón social, solicitando el cambio al correo provedi@wal-mart.com.

4. Implementar las transacciones de Factura Electrónica.

Conexión Directa con Walmart vía AS2.
Las guías de los mensajes EDI están disponibles en la página de Retail Link https://retaillink.wal-mart.com

  • INVOIC D01B.- Mensaje incluido en la addenda para Walmart dentro del archivo XML definido por el SAT.
  • CONTRL D01B.- Mensaje de Confirmación de Recibo de la Factura Electrónica. El mensaje contiene los resultados de la validación de sintaxis.
  • APERAK D01B.- Mensaje de Error emitido sólo en caso de error en el contenido de la factura.
  • REMADV D01B.- Mensaje de Aviso de Pago generado hasta 8 días antes de la emisión del pago. La versión D01B contiene el dato de la Serie de la factura por separado.
  • RECADV D01B.- Mensaje de Notificación de Recepción de la Mercancía emitido con los datos del Recibo en Tiendas y Centros de Distribución para todos los formatos de Negocio. Implementación a través de un Proveedor de Servicio EDI Revisar que la aplicación del Proveedor procese todos los mensajes, antes mencionados, necesarios para la Facturación Electrónica.

5. Iniciar etapa de pruebas vía correo electrónico.

5.1 Enviar vía correo electrónico una prueba de Factura Electrónica al Soporte EDI de Walmart provedi@wal-mart.com en formato XML con la addenda en EDIFACT (mensaje INVOIC). En el correo indicar el nombre de la Razón Social, los números de proveedor y el nombre del Proveedor de Servicio EDI.

5.2 Se notificarán vía correo electrónico los resultados de la prueba. En caso de errores, se indicará el campo con el dato incorrecto (APERAK), la razón del error y el dato esperado. En caso de ser correcto el archivo se notificará el inicio de pruebas automáticas a través de la comunicación EDI establecida.

Validaciones vía e-mail

  • Formato del archivo XML.
  • Formato de la Addenda de Walmart en EDIFACT.
  • Datos de la comunicación EDI: Identificador y Calificador.
  • Datos Fiscales.
  • Datos Comerciales.

Si tienen duda acerca del formato y los datos de la Factura Electrónica, favor de contactar al Soporte EDI de Walmart vía correo electrónico a provedi@wal-mart.com

6. Etapa de pruebas automáticas.

6.1 Enviar archivos de prueba de Facturas Electrónicas en formato XML/EDIFACT a través de la comunicación EDI. Enviar archivos de prueba para todos los formatos de Negocio que apliquen para sus números de proveedor de Órdenes de Compra reales que no tengan más de 30 días.

6.2 Notificar vía correo electrónico el envío de archivos de prueba para su validación y seguimiento (no es necesario que envíen los archivos adjuntos por mail, únicamente la relación de los documentos que envíen para su seguimiento).

Validaciones vía e-mail

  • Formato del archivo XML.
  • Formato de la Addenda de Walmart en EDIFACT.
  • Datos de la comunicación EDI: Identificador y Calificador.
  • Datos Fiscales.
  • Datos Comerciales.

6.3 Verificar los mensajes de respuesta de la Factura Electrónica. En caso de tener alguna duda, contactar a su área de Sistemas o Proveedor de Servicio EDI (PAC).

Supercenter, Bodega, Superama

Es necesario incluir el número de Folio de Recibo a 10 posiciones (sin guión) en el campo específico de la addenda. El campo de Orden de Compra en la addenda deberá ser omitido y se espera recibir el campo del Folio de Recibo.

Sam’s, Cedis

Se deberá enviar el campo de la Orden de Compra.

Si tiene alguna duda acerca del formato y los datos de la Factura Electrónica, favor de contactar al soporte EDI de Walmart vía correo electrónico a provedi@wal-mart.com

7. Pase a producción.

De acuerdo a los resultados de las pruebas automáticas, acordar con el Área de Factura Electrónica el pase a Producción.

Diagrama de Facturación Electrónica Sam's y CEDI's

Consideraciones para CEDIS, Sam’s y Suburbia

Una vez en producción, la entrega de la mercancía deberá ser con Orden de Compra para facturar.

1er caso: Cuando se genera una orden de compra y se entrega mercancía en una cita (una visita) se confirma la entrega y se genera una factura.

2do caso: Cuando se genera una orden de compra en varias citas (2 o más visitas), se confirma cada visita y se genera varias facturas.

3er caso: Cuando se generan dos o más órdenes de compra en una sola cita (visita), se confirma la entrega y se generan 2 o más facturas.

Para entregas directas en autoservicios (Supercenter, Bodega, Superama). (Aunque sea por excepciones):

Proceso de entrega en tienda

Consideraciones para entregar directo en tiendas

La entrega en tiendas es con una nota de remisión

  • Entregas mercancía en tienda
  • Se genera un folio a 6 caracteres
  • Se revisa y se recibe la mercancía
  • Se genera un POD (Hoja Caramelo)
  • Con esta Hoja Caramelo se tramita la Factura

Para el formato XML

Es necesario incluir el folio de recibo de mercancía a 10 posiciones (sin guión) en el campo específico de la addenda. (Segmento RFF+DQ:).

El campo de orden de compra en la addenda deberá ser omitido (segmento RFF+ON:).

El código GLN específico de la tienda y su número de proveedor a 9 posiciones deberán ser incluidos.

Una vez en producción la entrega de la mercancía deberá ser con remisión, para facturar una vez teniendo los datos del recibo obtenidos a través de la “hoja caramelo” entregada en tienda o a través del POD (notificación electrónica del recibo de mercancía).

La información previa NO APLICA PARA ENTREGAS DIRECTAS EN SAMS CLUB O CEDIS. Para este formato de negocio la orden de compra se mantiene como requerida.

En caso de recibir Mensajes de Error, será necesario realizar la corrección del mismo a la brevedad posible.

Contactos:
Dirección de Administración Operativa.

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